Administrative Coordinator منسق إداري – Doha Institute For Graduate Studies

Full Time @ Jobs in Qatar Sector: Admin, Office & Secretarial
  • Doha, Qatar View on Map
  • Date Posted : December 14, 2021
  • Salary: Negotiable
  • Share:

About the job

المسمى الوظيفي: منسق إداري
القسم: كلية الإدارة العامة واقتصاديات التنمية
الموقع: الدوحة – قطر
الوصف

عن المعهد:

معهد الدوحة للدراسات العليا معهد جامعي للدراسات العليا في العلوم الاجتماعية والإنسانية والإدارية والاقتصادية، تأسّس عام 2015 في دولة قطر، وهو مؤسسة مستقلة مقرّها الدوحة. يقدّم المعهد برامج الماجستير في كليتين: العلوم الاجتماعية والإنسانية، والإدارة العامة واقتصاديات التنمية، معتمدًا اللغة العربية كلغة أساس للدراسة والبحث إلى جانب اللغات الحيّة الأخرى. ويسعى المعهد إلى تحقيق أهدافه من خلال تكامل التعليم والتعلّم مع البحث العلمي، مع مراعاة تكامل التخصصات. يسعى المعهد إلى تأهيل باحثين قادرين على الإسهام في إنتاج المعرفة الإنسانية وفق المعايير العلمية العالميّة، ومهنيين متمكّنين في تخصصاتهم والمهارات المتقدمة فيها، وقياديين قادرين على الاستجابة لحاجات العالم العربي في التنمية المستدامة، وإلى النهوض الفكري والاجتماعي والمهني.


الأهداف الوظيفية
:

تقديم الدعم الإداري للعميد في إدارة الكلية. يعتبر حلقة الوصل بين مكتب العميد وكافة البرامج والإدارات ذات الصلة سواء ‏الداخلية والخارجية. وحلقة الوصل بين الأساتذة والطلاب.‏

المسؤوليات الرئيسية:

  • تقديم الدعم الإداري لرؤساء البرامج والأساتذة
  • الإجابة على الاستفسارات من الطلاب الحاليين والمهتمين بالدراسة في البرامج المعنية سواء عن طريق البريد الإلكتروني أو عن ‏طريق الهاتف ومتابعة بريد الكلية وتحويل الرسائل للإجابة من قبل الجهات المعنية.
  • تنسيق مهمات إدارة الموقع الإلكتروني الخاص بالكلية وإدارة صفحات وحسابات برامج الكلية على مواقع التواصل الاجتماعي وتحديثها بما يتناسب مع شروط ومعايير الاعتمادات الدولية التي تعمل الكلية على الحصول عليها
  • تنسيق مهمات المؤتمرات والفعاليات البحثية بالكلية داخل المعهد وخارجه، بالتنسيق مع مكتب العميد والإدارات المعنية والشركاء في سبيل إنجاز المهمات.
  • حضور وتنسيق اجتماعات البرامج بما ‏يتضمن إعداد جدول أعمال الاجتماع وفقا ‏للاتفاق مع العميد وكتابة ‏‏محاضر ‏الاجتماعات وحجز غرف الاجتماعات، ‏وإرسال الدعوات والمرفقات ذات الصلة، ‏‏وطباعة ‏وتوزيع مواد الاجتماع ومتابعة كافة الأمور التي ترد في المحضر ‏بدون تذكير.‏
  • المساعدة في جمع البيانات وإعداد التقارير للبرامج.
  • مراجعة الخطط الدراسية للمقررات بعد ‏استلامها من الأساتذة ومراجعة النسخ ‏المترجمة، والتأكد من موافقة المقررات ‏‏لمعايير المعهد والفعالية المؤسساتية.‏
  • التأكد من التزام البرامج بالسياسات الأكاديمية والسياسات والإجراءات الإدارية ومتطلبات الاعتماد، وتذكيرهم وإعلامهم بالسياسات والإجراءات والمهل المختلفة.
  • المساعدة في جمع البيانات وإعداد التقارير الخاصة بإجراءات الاعتماد.
  • التحقق من ملفات البرامج على برنامج ‏SharePoint‏، والمتابعة الدورية مع ‏الأساتذة لتحميل الملفات المطلوبة والتأكد ‏من ‏أن المواد التي تم تحميلها تمت بما ‏يتوافى مع متطلبات إدارة الفعالية المؤسسية.
  • إدارة الأرشفة وتنظيم ملفات البرامج والاحتفاظ بالنسخ الإلكترونية والنسخ المطبوعة، والتأكد من تحديث الملفات الخاصة بالبرامج على نظام SharePoint.
  • ترتيب المقابلات الجديدة للمرشحين ‏والمتقدمين بطلبات الدراسة، ويشمل ذلك ‏إعداد الجداول بمواعيد المقابلات ‏وطبيعتها، ‏والتواصل مع الطلاب لشرح متطلبات ‏المقابلة والتنسيق المسبق.‏
  • ترتيب مقابلات توظيف أعضاء هيئة التدريس بالتعاون مع إدارة الموارد البشرية.
  • دعم المبادرات التي تطلقها الكلية بشأن ضمان الجودة؛
  • ترتيب لقاءات البحوث التتويجية للطلبة مع الهيئة الاكاديمية
  • تنظيم أجندة عميد الكلية، حجز المواعيد وتنظيمها
  • أي أعمال إضافية توكل من قبل مكتب العميد.

المؤهلات والخبرات والمهارات:

المؤهل التعليمي:

درجه البكالوريوس على الأقل في إدارة الأعمال أو الإدارة العامة أو أي تخصص آخر ذي صلة

الخبرات:

  • 3 إلى 5 سنوت من الخبرة الإدارية
  • خلفية إدارية قوية في التعامل بشكل مستقل مع المهام الإدارية المعقدة

المهارات:

  • مهارات الاتصال المكتوبة والشفهية باللغتين العربية والإنجليزية.
  • مهارات تنظيمية ومهارة إدارة الوقت
  • الخبرة في مجال التعامل مع منتجات مايكروسوفت أوفيس (‏MS Office‏)، وخاصة إكسل‏‎ وشير بوينت ‏‏
  • القدرة على تحمل ضغط العمل

Related Jobs